Changement de mutuelle entreprise : quelles sont les procédures ?

Depuis 2016, tous les dirigeants d’entreprise du secteur privé sont dans l’obligation de proposer une mutuelle collective à leurs employés. Pour une raison ou pour une autre, ces employeurs peuvent vouloir résilier leur couverture santé actuelle pour en souscrire une nouvelle auprès d’un autre assureur.

Comment, quand et pourquoi effectuer ce changement ? Et par qui doit-il être réalisé ? C’est ce que nous vous expliquons en détails dans cet article…

Quelle est la procédure pour changer de mutuelle d’entreprise ?

Le changement d’une couverture santé d’entreprise exige le respect d’une procédure qui comporte plusieurs étapes :

1. Information

L’employeur doit en premier lieu informer ses employés, de même que leurs représentants (CE, délégués syndicaux…), de sa décision de résilier le contrat collectif en cours pour en souscrire un nouveau. Il doit avertir chacun d’entre eux par l’intermédiaire d’un message personnel, tel qu’une lettre recommandée. Cette information, qui ne peut donc pas prendre la forme d’une affiche, doit obligatoirement être écrite, sous peine de sanctions de la part de l’URSSAF.

Si le changement de complémentaire santé collective découle d’une DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur), l’entreprise doit procéder à la dénonciation écrite de l’ancienne DUE auprès de chacun de ses employés dans un délai de trois mois. Outre ce préavis, elle doit également écrire une nouvelle DUE incluant les modalités de souscription, ainsi que certaines mentions, telles que le montant des cotisations ou le niveau des garanties.

2. Souscription

Après avoir averti ses employés et leurs représentants en bonne et due forme, l’employeur doit procéder à la souscription d’un nouveau contrat de mutuelle d’entreprise. Cette étape doit être réalisée avant la résiliation de l’ancien contrat, ce qui permet aux salariés d’être couverts sans discontinuité. Dans le cas contraire, même une seule journée sans assurance peut exposer le dirigeant concerné à de sévères sanctions.

Rappelons que, depuis 2015, cette nouvelle couverture doit être conforme aux obligations du contrat dit « responsable ». La législation française oblige par ailleurs toutes les couvertures santé collectives à proposer à leurs assurés un seuil minimal de garanties nommé « panier de soins minimum ».

3. Résiliation

Une fois la nouvelle mutuelle souscrite, l’employeur peut enfin procéder à la résiliation de son contrat actuel, si ce dernier a été conclu il y a au moins 12 mois. Cette demande peut être réalisée via n’importe quel support durable (courrier non recommandé, lettre recommandée avec accusé de réception, message électronique…). Le dirigeant d’entreprise peut également solliciter son nouvel assureur afin que celui-ci prenne en charge cette procédure administrative.

La résiliation de l’ancienne mutuelle sera effectuée sous 30 jours à partir de la date d’envoi de cette demande. L’assurance dont le contrat est résilié doit obligatoirement transmettre à l’entreprise concernée un avis confirmant cette rupture contractuelle et mentionnant sa date.

Quand changer de mutuelle ?

Avant le 1er décembre 2020, le changement d’une mutuelle d’entreprise ne pouvait être effectué avant la date d’échéance de son contrat. Ce n’est heureusement plus le cas depuis cette date et les dirigeants d’entreprise peuvent donc procéder à la résiliation libre et gratuite de leur complémentaire santé à n’importe quel moment, après seulement 12 mois d’engagement.

Cette mesure, qui simplifie grandement le processus de changement de mutuelle d’entreprise, concerne aussi bien les contrats souscrits à partir du 01/12/2020 que ceux signés avant cette date.

De plus, les dirigeants d’entreprise ne sont plus contraints d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) à leur assureur pour valider la résiliation de leur mutuelle. Si cette méthode demeure la plus sécurisée, ils peuvent également réaliser cette démarche par lettre ou en se servant d’autres supports durables. Peu importe sa forme, il est dans tous les cas important de garder soigneusement une photocopie du document (et son bon de réception, s’il s’agit d’une LRAR).

Pourquoi changer de contrat ?

Les motifs qui peuvent conduire un dirigeant d’entreprise à changer de mutuelle collective sont divers et variés. Il peut ainsi prendre cette décision car :

• La couverture actuellement mise en place au sein de son entreprise ne répond pas suffisamment aux besoins et aux exigences de ses employés
• Les garanties de cette complémentaire santé ne sont pas totalement adaptées aux activités de la structure concernée
• Le montant des cotisations s’avère trop important par rapport aux garanties de la mutuelle
• L’assureur a procédé à une hausse importante du montant de ses prélèvements
• L’assurance avec laquelle le dirigeant a signé le contrat a été rachetée et ses salariés sont donc désormais couverts par une mutuelle différente

Si un chef d’entreprise est seulement insatisfait du niveau de garantie de sa mutuelle collective, il n’est pas obligé de changer de contrat, mais peut tenter une renégociation de cette couverture.

Il peut ainsi demander à son assureur d’augmenter ou de diminuer le niveau de garanties ou le pourcentage de prise en charge de l’entreprise (celui-ci doit être égal ou supérieur à 50 % du montant de la complémentaire santé).

Pour s’orienter correctement dans cette démarche, l’employeur doit demander à son prestataire les statistiques de sa mutuelle sur les 3 à 5 dernières années. Dans l’idéal, la différence entre le montant des cotisations annuelles et celui des remboursements doit être équilibrée.

Quoi qu’il en soit, si le dirigeant d’entreprise parvient à renégocier son contrat, il doit avertir ses employés de cette modification avant son entrée en vigueur.

Qui doit effectuer ce changement ?

Les chefs d’entreprise sont les seuls à pouvoir procéder à la résiliation et au changement d’une couverture santé collective. Comme nous l’avons expliqué précédemment, ils peuvent le faire librement suite à une première année d’engagement.

Cette décision peut découler :

• d’un référendum mené auprès de leurs salariés,
• d’un accord mis en place entre le dirigeant et les représentants de ces mêmes salariés,
• d’une DUE, laquelle prend la forme d’un document écrit permettant de formaliser l’instauration d’une complémentaire santé au sein d’une entreprise.

Dans tous les cas, le dirigeant concerné doit obligatoirement avoir conclu un nouveau contrat de mutuelle avant de résilier celui qui couvre actuellement son entreprise. La loi ANI de juin 2013 oblige en effet les chefs d’entreprise à couvrir leurs salariés sans interruption.

Rappelons, pour finir, que les employeurs sont dans l’obligation de prendre à leur charge 50 % ou davantage du coût des cotisations de leur mutuelle d’entreprise.